Webbasiertes Projektmanagement – was wirklich Mehrwert schafft
Ein neues Projekt! Voller Tatendrang schauen Selbstständige und Unternehmer, Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter auf die kommende Aufgabe. Doch gerade jetzt ist es wichtig, mit Bedacht vorzugehen. Damit Zeit, Ressourcen und die Arbeitskraft auch wirklich optimal genutzt werden können.
Erfolgreiche Projekte setzen professionelles Management voraus
Projekte zeichnen sich durch ein einmaliges Ziel aus, das innerhalb einer vorgegebenen Zeit mit den verfügbaren finanziellen und personellen Mitteln realisiert werden soll. Für den Projektmanager heißt es also, von Anfang an sowohl das gewünschte Ergebnis, als auch die Restriktionen und zeitlichen Vorgaben genau im Blick zu behalten.
Professionelles Projektmanagement beinhaltet somit nicht nur die Durchführung der eigentlichen Arbeitsaufgaben, sondern im Vorfeld auch eine genaue Planung sowie im Anschluss an die jeweiligen Tätigkeiten die kontinuierliche Überprüfung im Rahmen des Projektcontrollings und gegebenenfalls eine Anpassung des Geleisteten:
Effektive Tools sorgen für das Gelingen des Projekts
Zahlreiche Methoden des Projektmanagements wurden im Laufe der Zeit entwickelt. Sie geben Leiter und Team viele hocheffiziente Werkzeuge an die Hand, die, richtig eingesetzt, in jeder Phase des Projektzyklus die Weichen auf Erfolgskurs stellen.
Die Planungsphase
Einen Fehler trifft man häufig im Projektmanagement an: Voller Eifer und vor dem Hintergrund des gesetzten Termins wird die Planungsphase unterschätzt. Doch gerade dieser kommt entscheidende Bedeutung zu. Nur mit einer ganz genauen, spezifischen und auf ihre Realisierbarkeit hin überprüften Zieldefinition und einer sorgfältigen Zeit- und Aufgabenplanung hat das Projekt eine wirkliche Chance auf Erfolg.
Hier geht es zunächst um eine ganz genaue Analyse der Kundenanforderungen Was genau soll mit dem Projekt erreicht werden? Wer sind die Stakeholder und welche Erwartungen richten sie an das Ergebnis? Wo liegen Zielkonflikte? Eine genaue Ist-Analyse, ist unvermeidlich: Über welche Ressourcen verfügt das Projekt? Welche Restriktionen begleiten es? Auch die Risikoanalyse gehört unbedingt dazu. Am Ende der Planungsphase steht ein von allen Beteiligten akzeptiertes Ziel – „smart“ formuliert: Spezifisch, messbar, attraktiv, realisierbar und klar terminiert. Im Aufgabenplan werden nun die notwendigen Maßnahmen und Meilensteine, ebenso terminiert und mit klaren Verantwortlichkeiten benannt, festgeschrieben.
In dieser Phase kommen Management-Tools wie die SWOT-Analyse, die Projektstrukturplanung, Netzplantechnik oder dynamische Zeitdiagramme – Ganttdiagramme – zum Einsatz, so dass Risiken und Schwächen, kritische Zeitpfade, Abhängigkeiten, Aufgabenpakete und Verantwortlichkeiten auf einen Blick erkennbar sind. Prozesssimulationen helfen bereits zu Beginn, effiziente Arbeitsweisen zu identifizieren. Eine verantwortungsvolle Ressourcenplanung ist selbstverständlich.
Projektmanagement in einer veränderten Arbeitswelt
Die Zeiten, in denen noch mit Whiteboard, Karteikarten und Projekttafeln geplant, die Aufgaben in persönlichen Meetings diskutiert und Dokumente von Hand zu Hand weitergegeben wurden, gehören jedoch der Vergangenheit an. Standortübergreifende Teams bestimmen stattdessen die moderne Arbeitswelt – die Projektbeteiligten sind mobil oder im Home-Office tätig, nicht selten ist das Projekt global aufgestellt. Die Zusammenarbeit erfolgt zunehmend auf virtueller Basis.
Neue Technologien und ein verändertes Verständnis von Kommunikation und Führung kennzeichnen das Projektmanagement von heute
Videokonferenzen ersetzen das persönliche Gespräch, Informationen sind standortunabhängig und zeitversetzt abrufbar. Agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban lösen das klassische Projektmanagement teilweise ab und setzen stattdessen auf sich selbstorganisierende Teams mit minimaler Dokumentation. Knowledge Collaboration ist entscheidend für den Erfolg. Dem Internet kommt eine Schlüsselrolle zu: Dokumente und Termine werden über Online-Plattformen gepflegt, alle wesentlichen Informationen befinden sich in der Cloud, hochentwickelte Kommunikationstools sorgen für einen reibungslosen Ablauf, das Wissensmanagement erfolgt interaktiv über Wikis oder FAQ’s.
Webbasierte Projektmanagement-Tools begleiten den Projektablauf
Nach dem Abschluss der Planungsphase liegt das Augenmerk vor allem auf einem effizienten Prozessablauf und störungsfreier Kommunikation. Einzelne Projektaufgaben werden oft parallel und interdisziplinär von verschiedenen Teams oder Teammitgliedern, oft an verschiedenen Standorten, bearbeitet. Foren, Chats und Messaging schaffen Möglichkeiten zum Austausch, das gemeinsame Bearbeiten von Dateien per File-Sharing ermöglicht die standortübergreifende Bearbeitung von Arbeitspaketen.
Individuelle Lösungen
Besonders vorteilhaft sind webbasierte Projektmanagementlösungen, die sowohl ausgefeilte Planungstools als auch reife Technologien für die Kommunikation und virtuelle Zusammenarbeit anbieten: Mit Tools zur Aufgaben- und Terminverwaltung, einem flexiblen Berichtswesen sowie Time-Tracking-Lösungen lässt sich der Projektfortschritt kontinuierlich verfolgen sowie Bottlenecks rechtzeitig identifizieren. Gantt-Diagramme und Kanban-Boards geben Teammitgliedern und Projektmanagern kontinuierlich Auskunft über die anstehenden Aufgabenpakete im Zeitverlauf. So können bereits während der Durchführungsphase kontinuierlich Analysen durchgeführt und eventuelle Anpassungen vorgenommen werden. Ein Muss im Hinblick auf die termin- und ressourcengerechte Zielerreichung. Über Dashboards können auch die Stakeholder, soweit gewünscht, unabhängig auf die gewünschten Informationen zugreifen – eine Maßnahme zur Vertrauensbildung. Konflikte können frühzeitig angesprochen und gelöst werden.
Webbasierte Tools, die neben einer Basisversion auch Extensions und Module beziehungsweise die Anpassung an individuelle Bedürfnisse anbieten, schaffen besonderen Mehrwert für das Projekt. Derartige Lösungen werden beispielsweise von namhaften Nutzern wie Adobe, der Stanford University oder der BBC genutzt.
Dokumentenmanagement in der Cloud
Gerade im klassischen Projektmanagement wird Wert auf eine umfassende Projektdokumentation gelegt. Sie dient nicht nur der laufenden Verfolgung des Projektfortschritts, sondern vor allem auch als Basis für die folgende Evaluation und Analyse. Verschiedene webbasierte Projektmanagement-Tools setzen bei der Speicherung ihrer Dokumentation auf sichere Server in der Cloud, oder auch auf die Zusammenarbeit mit verbreiteten Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Tools mit kollaborativem Schwerpunkt bieten häufig die Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung der Dokumentation, wodurch sich z.B. der E-Mail-Verkehr erheblich reduzieren lässt. Projektmanagementsoftware, die das Reporting automatisiert, schafft zudem erheblichen Mehrwert und erleichtert die folgende Phase im Projektzyklus
Die professionelle Evaluation des Projekts auf der Basis webbasierter Software-Lösungen
Sind alle Arbeitspakete des Projektes erledigt erfolgt die Analyse des Projektergebnisses sowie des Projektverlaufes: Wurde das Projektziel erreicht? Wurde der Termin- und Ressourcenplan eingehalten? Wo lagen Schwachpunkte, welche Prozesse können auf welche Art und Weise optimiert werden? Somit dient die Evaluation der rückblickenden Wirkungskontrolle und dem Verständnis der Ergebnisse und der Prozesse. Sie bietet die Ausgangsbasis für eventuelle Anpassungen und Verbesserungen der Planung und der Abläufe in Folgeprojekten. Kennziffern ermöglichen die quantitative und gegebenenfalls auch qualitative Beurteilung der Projektergebnisse und der zugrundeliegenden Prozesse. Die Grundlagen für die Beantwortung dieser Fragen liefert ein möglichst umfassendes und aussagekräftiges Reporting. Mehrwert schaffen hier jene webbasierten Lösungen, die Dokumentationen und Statistiken auf Knopfdruck bereitstellen.
Summary
Das webbasierte Projektmanagement stellt die Antwort auf die Gegebenheiten der modernen Arbeitswelt dar. Echten Mehrwert bieten individualisierbare Programme, wie bspw. die von projectval.com, die professionelle Methoden mit einer sicheren Datenverwaltung und Dokumentation verbinden sowie den reibungslosen Ablauf der Kommunikationsprozesse sicherstellen.
Herzliche Grüße
Philipp Luis
