7 sofort anwendbare Tipps um 70% effizienter zu arbeiten…

Wie effektiv arbeiten Sie: 7 sofort anwendbare praxiserprobte Tipps, wie auch Sie Ihre Zeitfresser meistern und so 70 % effizienter arbeiten können!

Zeitfresser bei mir, fragen Sie? Effizientes Arbeiten ist jetzt angesagt!

Zeitverschwendend Arbeiten, „ich doch nicht“ sagen Sie im Brustton Ihrer Überzeugung!

Wirklich? Kommen Ihnen da nicht schon die ersten Zweifel? Arbeiten Sie wirklich effizient? Was ist denn mit Ihrer wirklichen Arbeitseffektivität, mit Ihren ZeitFressern?

Fangen wir gleich mit den Zeitfressern an und nehmen wir doch gleich einmal Sie, ja Sie als Beispiel:

Sie erhalten eine e-Mail, wie agieren oder besser reagieren Sie denn?

Reaktion 1: „Wow, da schreibt mir einer, ich bin wichtig“, also verlasse ich meine eigentliche Arbeit, klicke mich kurz aus und lese die soeben hereingekommene Mail…

Reaktion 2: „Merke ich gar nicht, denn ich lese alle meine Mails nur zu einem fixen Zeitpunkt“, denn ich lasse mich nicht in meiner konzentrierten Arbeit stören…

Erkennen Sie sich?

Sicher etwas überspitzt ausgedrückt, aber erkennen Sie vielleicht Ihre ureigene Problematik? Die Problematik des effizienten Arbeitens, des „sich nicht durch alles Drumherum“ stören zu lassen?

Den Begriff „E-Mail“ können und sollten Sie natürlich ersetzen durch XING, TWITTER, FACEBOOK, etc… den Kommunikations-Werkzeugen des 21. Jahrhunderts schlechthin.

Vergleichen Sie doch einmal die effektiv aufgewandte Zeit, die Sie mit dem Lesen und vielleicht der Bearbeitung von XING, TWITTER, FACEBOOK, etc verbracht haben zu dem vermeintlichen Nutzen Ihrer Aktivität!

Jüngste Studien haben ergeben, dass Spitzenwerte von rund drei (!) Stunden pro Tag zur Bearbeitung anfallender E-Mails, Recherche bei XING, TWITTER und FACEBOOK  keine Seltenheit mehr sind: Hier kann ein großer Teil Ihrer wertvollen (Arbeits-)Zeit schnell verloren gehen.Denken Sie doch an die vielen, vielen guten meist aber ungelesen im Schrank verstaubenden Zeitmanagement-Bücher und -Seminare, die uns doch lehren sollten, wie man Unterbrechungen reduziert oder gar eliminiert…

Zeitmanagement sollte ein bewusster, aktiver Teil Ihres Selbstmanagements sein: Frei nach der Devise: Nur wer seine Zeit richtig nutzt, kommt schneller ans Ziel.

Und das gilt doch sowohl in Ihrem Privatleben wie auch in Ihrem Beruf… und doch erst recht, wenn Sie sich als Internetunternehmer „nebenbei“ Ihr neues Betätigungsfeld aufbauen…

Wie ist das denn bei Ihnen? Stellen Sie sich diesen bösen Fragen!

• Erreichen Sie in der von Ihnen geplanten Zeit Ihre Ziele?
• Erreichen Sie in der von Ihnen vorgegebenen Zeit Ihre Ziele
• Wie effektiv ist denn Ihr Zeitmanagement?
• Kennen Sie Ihre Zeitkiller wirklich?

Sie, ich, seien wir ehrlich zu uns selbst: Jeder von uns hat seine eigenen Zeitprobleme und den Umgang damit.

Meine Aufgabe an Sie:

Ermitteln Sie zuersteinmal Ihre persönlichen Zeitkiller. Sie haben keine? Alles was Sie tun ist wichtig? Ich sehe das Grinsen in Ihrem Gesicht: Machen Sie sich aber doch bitte nichts vor, belügen Sie sich doch nicht und machen Sie die Dinge nicht schöner als sie sind.

Nehmen Sie sich die Zeit und denken Sie ruhig mal einige Minuten (ohne Störung von Außen) nach und fragen Sie sich, wie  Sie in Zukunft effektiver mit Ihrer kostbaren Zeit umgehen möchten. Denken Sie mal an Ihre E-Mails, Xing, Facebook usw…

Überdenken Sie doch einmal Ihre Tätigkeiten und insbesondere Ihre Arbeitsstruktur und legen Sie schriftlich (wirklich schriftlich) fest, wo Sie Ihre blutsaugenden Zeitkiller sehen.Und noch ein Einwurf von mir: Ein bisschen (!) Selbstkritik gehört dazu…

Ich habe Ihnen nachstehend einige Tipps aus meinem Coaching herausgearbeitet, wie Sie in der Ihnen beschränkt zur Verfügung stehenden Zeit Ihre E-Mails effizienter bearbeitenzu können.

1. Sie überprüfen Ihren E-Maileingang viel, viel seltener als bisher

Unsere moderne E-Mail-Software erlaubt, dass Sie individuell einstellen, wie häufig Sie hereinkommende E-Mails öffnen wollen; diese Frequenz kann auf wenige Minuten eingestellt werden, aber auch auf Zeitbereiche, die Sie individuell definieren: wie „Kurz vor meiner Mittagspause“ oder „zum Nachmittags-Kaffee“ .

Lassen Sie sich doch während Ihrer Arbeit nicht immer stören! Tun Sie sich doch selbst einen Gefallen und schalten Sie dieses permanente Überprüfen des Posteingangs aus. Sehen Sie es als Erholung in Ihren üblichen Pausen Ihres Arbeitsablaufs an, dann die eingegangenen E-Mails zu überfliegen…
2. Was ist denn alles in Ihrem Eingangsordner (In-Box)

Naive Frage: Finden Sie sich in Ihrem Posteingangsordner noch zu recht? Ein unordentlicher E-Mail-Eingangsordner ist genauso schlecht wie ein unordentlicher Eingangskorb auf dem Schreibtisch (wenn Sie den noch kennen sollten): Sie verlieren unnötige, kostbare Zeit, weil Sie alte E-Mails noch einmal lesen müssen. Reagieren Sie auf jede (!) eingegangene E-Mail, tun Sie „was“ mit dieser E-Mail, agieren Sie, archivieren Sie diese E-Mail, löschen Sie sie oder verschieben Sie diese in den „Später-Lesen“-Ordner! Was immer Sie auch tun, leeren Sie diesen Eingangsordner.

3. Filtern Sie „automatisch“ Ihre eingehenden E-Mails

Moderne E-Mail-Software lässt Sie eintreffende E-Mail „filtern“: die entsprechende E-Mail wird abhängig vom Absender automatisch in vorgegebene Ordner sortiert, sobald sie ankommt.

Nur als Beispiel: Befördern Sie E-Mails mit der Titelzeile „Wichtige Informationen“ in einen „Sofort-Lesen“-Ordner, eine E-Mail von Ihrem Chef in einen „dringend“-Ordner und E-Mails mit dem Text „Sofort Geld ohne Arbeit“ in den SpamOrdner, bzw gleich in den Papierkorb.

Versuchen Sie, diese Filter als Ihren kostenlosen elektronischen Assistenten zu nutzen, der Ihnen Ihre eingegangenen E-Mails bereits vorsortiert hat und in nach Wichtigkeit getrennten Ordnern abgelegt hat.

4. Löschen Sie SPAM

Sicher ist es verführerisch diesenSPAM zu lesen und die Spur bis zum Verursacher zu verfolgen, doch der  einfachste und effektivste Weg „SPAM“ zu handhaben, ist schlichtweg „das Löschen“.

5. Kennen Sie die Zwei-Minuten-Regel ? Halten Sie sich daran!

Es ist ja schon klassisch: Wenden Sie nicht mehr als zwei Minuten auf, um eine E-Mail zu verarbeiten: Weiterleiten, löschen oder ein Treffen planen, um die Frage zu klären, die in der E-Mail angesprochen wurde. Erst wenn Sie feststellen müssen, dass Sie für die abschließende Bearbeitung einer speziellen E-Mail länger als zwei Minuten benötigen würden und Sie diese Bearbeitung wirklich nicht delegieren oder eine andere, besser geeignete Aktion starten können, dann und erst dann verschieben Sie die E-Mail in Ihre TO-DO-Liste.

6. Setzen Sie die „Priorität“ nur ganz gezielt ein!

Wie oft haben Sie sich schon darüber geärgert, eine anscheinend ach so wichtige E-Mail mit der Priorität „High“ bekommen zu haben, hinter der sich dann „nur“ eine Rechnung, ein Produktkatalog oder ein wirklich nicht wichtiges Angebot verborgen hat? Beweisen Sie doch das Gegenteil: Setzen Sie nur gelegentliche Prioritäten („Priority low/high“), und wirklich nur dort, wo es Sinn macht.

7. Erinnern Sie sich noch an das Telefon?

Kennen Sie noch die Schlagzeilen aus der Yellow-Press: „XYZ beendete langjährige Beziehung per SMS“… Was soll das, Sie, Ihre Kollegen, Partner, Mitarbeiter sind doch alles Menschen, gehören da emotionale Diskussionen, sensibles Material oder gar Zurechtweisungen / Abmahnungen auf den einfacheren elektronischen Weg? Wir sind doch alle „Menschen“: Sicher E-Mail ist ein an sich wunderbares Werkzeug, aber E-Mails sind wirklich kein Allheilmittel für jedes sich ergebende Kommunikationsproblem: Wenn Sie etwas Persönliches zu sagen haben, dann sagen Sie es doch direkt…

… empfiehlt Dr. HJ Karg